Facture client

Factures clients

Facture client, pourquoi je ne peux pas… ?

Facture client - Questions fréquentes

Guide de la facture client

Sommaire

Comprendre les factures client
Accéder à une facture client et la créer
Sélectionner ou créer le client
Ajouter des produits et services
Compléter les lignes de facture
Compléter la facture
Informations requises et validation
Brouillons et enregistrement
Finaliser une facture
Envoyer et transmettre une facture
Comprendre les statuts de facture
Paiements, échéances et acompte
Corriger une facture
Annuler une facture
Réponses du client et résultats de la facture électronique
Autres actions disponibles
Scénarios clients courants

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1. Comprendre les factures client

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Une facture client est le document que vous créez dans VIZUP pour facturer à l’un de vos clients les biens ou services que vous lui avez vendus. Elle rassemble les lignes de produits ou de services vendus, le montant total dû, les conditions et échéances de paiement, ainsi que le suivi du règlement jusqu’à son paiement complet. Une facture client peut vous servir à :
- décrire précisément ce qui a été vendu à votre client (produits, services, quantités, prix, remises, taxes) ;
- indiquer les conditions de paiement et les échéances qui en découlent ;
- rendre la facture officielle et non modifiable une fois qu’elle est prête à être envoyée ;
- transmettre la facture à votre client, soit par voie électronique via la plateforme agréée lorsque cela est possible pour votre entreprise, soit en la téléchargeant pour l’envoyer vous-même ;
- suivre les paiements reçus jusqu’au solde complet de la facture ;
- annuler une facture si nécessaire, à tout moment de son cycle de vie.

Le parcours général d’une facture client se déroule ainsi : vous créez la facture (elle est alors à l’état de brouillon), vous complétez ses informations et ses lignes, vous la finalisez lorsqu’elle est prête, vous la transmettez ou l’envoyez à votre client, puis vous enregistrez les paiements reçus jusqu’à son règlement complet. Une facture peut être annulée à tout moment de ce parcours.

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2. Accéder à une facture client et la créer

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Vous pouvez créer une facture client depuis plusieurs emplacements de VIZUP.

Depuis l’onglet Ventes

Sur la page d’accueil, sélectionnez l’onglet Ventes.
Dans le tableau Factures clients à traiter, sélectionnez le bouton + en haut à droite du tableau, puis Créer une facture.
Vous pouvez également utiliser directement le raccourci Créer une facture client proposé sous l’onglet Ventes.

Ces parcours aboutissent au même résultat : l’ouverture d’un nouveau formulaire de facture client vierge, à l’état de brouillon.

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3. Sélectionner ou créer le client

Vous pouvez indiquer le client concerné par la facture en le recherchant et en le sélectionnant dans la liste de vos clients existants.
Vous pouvez aussi créer un nouveau client, en cliquant sur l'icône + sur la droite du champ de sélection. Vous ouvrez un formulaire de création du client.

Lorsque le client est sélectionné, plusieurs informations de la facture sont automatiquement complétées à partir de sa fiche :

son adresse, reprise comme adresse de facturation (et comme adresse de livraison lorsqu’elle est renseignée) ;
ses contacts, que vous pouvez ensuite sélectionner dans la liste déroulante située sous le nom du client pour choisir le contact de facturation ;
son identifiant SIREN, si votre client est domicilié en France ;
son adresse de facturation électronique, si elle est renseignée sur sa fiche ;
ses conditions de paiement habituelles ;
le régime de taxe applicable.

Vous pouvez ensuite choisir, parmi les contacts associés à ce client, le contact de facturation à utiliser sur cette facture.

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4. Ajouter des produits et services

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Chaque ligne de votre facture correspond à un produit ou un service vendu à votre client. Vous pouvez sélectionner un produit existant dans la liste déroulante Ajouter un "article« ou en créer un nouveau en cliquant sur + en haut à droite.

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5. Compléter les lignes de facture

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Le tableau des lignes de votre facture vous permet d’ajouter autant de lignes que nécessaire pour décrire l’ensemble de la vente. Pour retirer une ligne, cliquez sur le bouton - situé tout à droite de la ligne du produit. Pour chaque ligne, vous renseignez :

le produit ou le service concerné ; vous pouvez sélectionner un produit existant dans la liste déroulante ou en créer un nouveau en cliquant sur + en haut à droite ;
une description ;
la quantité (au moins 1), que vous pouvez modifier en cliquant directement sur le nombre affiché sur la ligne ;
le prix unitaire (qui ne peut pas être négatif) ;
une remise éventuelle, exprimée en pourcentage (de 0 à 100 %). La remise se trouve sous le sous-total HT et vous pouvez modifier son montant en cliquant directement sur le montant affiché ;
la taxe applicable, selon votre paramétrage fiscal.

Le montant de chaque ligne, ainsi que le sous-total, le montant de la remise, le montant de la taxe et le total général de la facture, sont calculés automatiquement à partir de ces informations ; vous n’avez pas à les saisir vous-même. Plusieurs régimes de TVA peuvent être appliqués selon le produit ou le service.

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6. Compléter la facture

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Au-delà des lignes de facturation, votre facture comporte les informations suivantes.

Date de la facture

La date est pré-remplie avec la date du jour ; vous pouvez la modifier si nécessaire.

Numérotation de la facture

Le numéro de votre facture est attribué automatiquement par VIZUP ; vous ne pouvez pas le saisir ou le modifier vous-même depuis le formulaire. Le préfixe utilisé par défaut pour les factures finalisées est FAC. Tant que votre facture est un brouillon, elle porte un numéro de brouillon, avec le préfixe PFAC. Ce numéro de brouillon est distinct du numéro définitif que la facture recevra lorsqu’elle sera finalisée : les deux numérotations (brouillon et finalisée) sont indépendantes l’une de l’autre. Le numéro définitif de facture, avec le préfixe FAC, n’est attribué qu’au moment où vous finalisez la facture (voir section 9). Créer ou modifier un brouillon ne fait avancer que la numérotation des brouillons ; ce n’est qu’au moment de la finalisation que le numéro suivant de la numérotation des factures finalisées est attribué.
Par exemple, si vous avez un brouillon numéroté PFAC-008 pendant que votre dernière facture finalisée est numérotée FAC-002, la finalisation de ce brouillon ne produira pas un numéro FAC-008 : elle poursuivra la suite de vos factures finalisées, par exemple FAC-003. Une fois qu’une facture a été créée, son numéro ne peut plus être modifié, car les numéros de facture doivent impérativement se suivre. En revanche, vous pouvez modifier à tout moment le préfixe utilisé pour vos prochaines factures, depuis vos paramètres d’entreprise :
Cliquez sur l’icône Paramètres en haut à droite de VIZUP.
Cliquez sur Paramètres.
Faites défiler la page jusqu’en bas, jusqu’à la section Numérotage Automatique.
Sélectionnez l’objet Facture Client.
Vous pouvez y consulter le dernier numéro utilisé et modifier le préfixe appliqué à vos prochaines factures.

Ce changement de préfixe s’applique uniquement aux factures à venir ; il ne permet pas de renuméroter, sauter ou modifier des numéros déjà attribués. Par ailleurs, lors de la création de votre toute première facture, un message peut vous proposer de définir vous-même un préfixe et un numéro de départ personnalisés, qui seront alors repris pour vos factures suivantes.

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Devise

La devise n'est pas modifiable avec VIZUP, les factures sont proposées en Euros €.

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Adresse de facturation

L’adresse de facturation affichée sur la facture provient de la fiche du client sélectionné ; pour la modifier, vous devez mettre à jour l’adresse sur la fiche du client.

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Versements / conditions de paiement

Vous sélectionnez le mode de Versements applicable à cette facture. Ce choix détermine automatiquement les échéances de paiement générées pour la facture (voir section 12).

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Notes

Vous pouvez ajouter une note visible sur le document imprimé, ainsi qu’une note à usage interne qui n’apparaît pas sur la facture envoyée à votre client.

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Détails avancés

Vous pouvez également renseigner, si nécessaire, un contact et une adresse de livraison, ainsi que des documents liés à la facture.

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Champs automatiques non modifiables

Certaines informations apparaissent sur votre facture sans que vous ayez besoin de les renseigner ou de pouvoir les modifier vous-même, notamment :

l’identifiant SIREN de votre client, si celui-ci est domicilié en France, repris automatiquement depuis sa fiche ;
l’indication du type de transaction (biens, services, ou les deux), positionnée automatiquement.

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7. Informations requises et validation

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Pour pouvoir enregistrer et faire progresser votre facture, certaines informations sont nécessaires :

une adresse de facturation doit être renseignée sur la facture ;
chaque ligne de facturation doit comporter un article (produit ou service), une description, une quantité d’au moins 1 et un prix unitaire qui ne peut pas être négatif ;
si une remise est appliquée sur une ligne, son taux doit être compris entre 0 et 100 %.

Pour pouvoir finaliser une facture, celle-ci doit comporter au moins une ligne (voir section 9).

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8. Brouillons et enregistrement

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Une facture nouvellement créée est à l’état de brouillon, tant qu’elle n’a pas été finalisée. Les factures mises en litige par les clients peuvent également être retrouvées dans les brouillons. Tant qu’elle reste un brouillon, votre facture est entièrement modifiable : vous pouvez changer le client, les lignes, les montants, les dates et les conditions de paiement, et vous pouvez également la supprimer si vous n’en avez plus besoin. Un brouillon porte son propre numéro de brouillon (préfixe PFAC), distinct du numéro définitif qui sera attribué lors de la finalisation (voir section 9).

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9. Finaliser une facture

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Finaliser une facture rend son contenu définitif et lui attribue son numéro de facture final.

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Quand l’action est disponible

L’action de finalisation n’est disponible que tant que la facture est un brouillon, et uniquement si elle comporte déjà au moins une ligne. Pour finaliser la facture, cliquez sur la flèche déroulante en haut à droite du bouton Enregistrer, puis cliquez sur Finaliser.

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Ce qui se passe lors de la finalisation

Une fois la finalisation effectuée :

la facture reçoit son numéro définitif, dans la numérotation des factures finalisées (préfixe FAC) ;
elle passe à l’état Finalisée ;
elle devient prête à être transmise ou envoyée à votre client.

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Ce qui devient verrouillé

Après la finalisation, la facture ne peut plus être modifiée ni supprimée, et son numéro ne peut plus être changé.

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10. Envoyer et transmettre une facture

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Une fois votre facture finalisée, vous pouvez la faire parvenir à votre client de deux façons, selon que la transmission électronique via la plateforme agréée est disponible pour votre entreprise et pour cette facture.

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Transmission via la plateforme agréée

Pour les factures éligibles à la facturation électronique interentreprises (B2B) pour lesquelles la transmission via la plateforme agréée est disponible pour votre entreprise, utilisez l’action Transmettre la facture, disponible sur la facture finalisée. Cette action envoie la facture électroniquement à votre client via la plateforme agréée. Votre client pourra ensuite l’accepter, la mettre en litige ou la refuser (voir section 15).

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Facture non transmise via la plateforme agréée

Pour toute facture qui n’est pas envoyée via la plateforme agréée — notamment vos factures adressées à des particuliers — la méthode disponible dans VIZUP consiste à :
Télécharger le document finalisé, via l’action Télécharger le PDF (vous pouvez également télécharger la facture au format XML depuis le même menu si vous en avez besoin).
Envoyer vous-même ce document à votre client, en utilisant votre propre messagerie électronique.

Important à savoir

L’envoi d’une facture par email directement depuis VIZUP n’est pas disponible. Pour toute facture qui n’est pas transmise via la plateforme agréée, vous devez télécharger le document et l’envoyer vous-même à votre client par vos propres moyens.

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11. Comprendre les statuts de facture

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Une facture client comporte deux informations de statut distinctes : l’état du document (où en est la facture dans son cycle de vie) et l’état du paiement (ce qui a été réglé).

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États du document

État et signification :

Brouillon : La facture est en cours de création ; elle est encore entièrement modifiable et peut être supprimée.

Finalisée :La facture a été validée et verrouillée ; elle est prête à être transmise ou envoyée à votre client.

Transmise : La facture a été envoyée à votre client via la plateforme agréée et est en attente de sa réponse.

Acceptée : Votre client a accepté la facture ; le paiement est dû selon les conditions de paiement indiquées.

En litige : Votre client a mis la facture en litige (voir section 15 pour la suite possible).

Annulée : La facture a été annulée.

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États du paiement

Indépendamment de l’état du document, une facture comporte également un état de paiement :

en attente de paiement, tant qu’aucun règlement n’a été enregistré ;
solde restant à recevoir, une fois qu’un ou plusieurs paiements partiels ont été enregistrés mais que la facture n’est pas intégralement réglée ;
entièrement réglée, une fois que toutes les échéances de la facture ont été payées.

Une facture dont l’échéance est dépassée sans être entièrement réglée est automatiquement signalée comme étant en retard, sans action de votre part. Une facture peut être annulée depuis n’importe lequel de ces états (voir section 14).

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12. Paiements, échéances et acompte

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Versements / conditions de paiement et échéances

Les conditions de paiement / versements que vous sélectionnez sur votre facture déterminent automatiquement le nombre d’échéances de paiement, ainsi que le montant et la date d’échéance de chacune. Par exemple, des conditions de paiement en plusieurs fois génèrent autant d’échéances, dont les montants s’additionnent pour correspondre au montant total de la facture.

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Consultation des échéances

Une fois la facture finalisée, ses échéances sont affichées avec, pour chacune, le montant, la date d’échéance et le mode de paiement prévu. Ces informations sont générées automatiquement à partir des conditions de paiement choisies et ne peuvent pas être modifiées directement ligne par ligne sur la facture.

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Enregistrer un paiement (acompte ou paiement partiel)

Pour enregistrer un règlement reçu de votre client sur une facture finalisée :

Ouvrez le menu situé à côté du bouton Transmettre la facture.
Sélectionnez Recevoir un paiement.
Renseignez le montant reçu, la date du paiement, le mode de paiement, le compte bancaire sur lequel le paiement a été reçu, et, si besoin, une référence bancaire.

À quelle échéance le paiement est-il appliqué

Un paiement enregistré est automatiquement appliqué à la première échéance encore ouverte de la facture. Si toutes les échéances de la facture sont déjà payées, vous ne pourrez pas enregistrer de nouveau paiement sur cette facture.

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Ce qui change après un paiement

Lorsqu’un paiement est enregistré, l’échéance concernée est marquée comme réglée, et l’état de paiement de la facture est mis à jour en conséquence (passage d’« en attente de paiement » à « solde restant à recevoir », puis à « entièrement réglée » une fois toutes les échéances soldées).

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Devise du paiement

Un paiement est toujours enregistré dans la même devise que la facture.

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Comment enregistrer un acompte ou un paiement partiel

Pour enregistrer un acompte ou un paiement partiel reçu de votre client, vous utilisez l’action Recevoir un paiement sur la facture finalisée, comme décrit ci-dessus ; le montant est appliqué à la première échéance encore ouverte de cette facture.

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13. Corriger une facture

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Tant que la facture est un brouillon

Vous pouvez modifier librement toutes les informations de la facture (client, lignes, montants, dates, conditions de paiement) tant qu’elle n’a pas été finalisée.

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Une fois la facture finalisée

Une facture finalisée ne peut plus être modifiée ni supprimée (voir section 9).

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Si la facture est techniquement rejetée par la plateforme agréée

Si votre facture est rejetée par la plateforme agréée en raison d’un problème technique, elle n’est pas mise à disposition de votre client. Vous devez alors créer une nouvelle facture corrigée et la transmettre à nouveau.

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14. Annuler une facture

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Quand l’annulation est disponible

Vous pouvez annuler une facture à tout moment de son cycle de vie, y compris une facture déjà transmise, en attente de validation par votre client, ou déjà acceptée par lui.

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Ce que fait l’annulation

Lorsque vous annulez une facture, elle passe à l’état Annulée.

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Conséquence directe

Si la facture avait déjà été transmise à votre client ou acceptée par lui, l’annulation donne lieu à la création d’un avoir, qui est transmis à votre client pour compenser le montant annulé.

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15. Réponses du client et résultats de la facture électronique

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Cette section s’applique aux factures transmises via la plateforme agréée.

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Si votre client accepte la facture

La facture passe à l’état Acceptée, et le paiement est dû selon les conditions de paiement indiquées sur la facture.

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Si votre client met la facture en litige

La facture reste valable ; vous pouvez résoudre le désaccord directement avec votre client. Une fois le désaccord résolu, votre client peut l'accepter. La facture passe alors à l’état Acceptée. Vous pouvez également, si nécessaire, annuler une facture en litige ; un avoir est alors généré et transmis à votre client.

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Si votre client refuse la facture

La facture est automatiquement annulée de votre côté, et un avoir est automatiquement généré et transmis à votre client, sans action supplémentaire de votre part.

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Si la plateforme agréée rejette techniquement la facture

La facture n’est pas mise à disposition de votre client. Vous devez créer une nouvelle facture corrigée et la transmettre à nouveau (voir section 13).

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16. Autres actions disponibles

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Sur une facture finalisée, ouvrez le menu d’actions situé en haut à droite pour accéder aux actions suivantes.

Télécharger le PDF et Télécharger XML : téléchargez le document dans l’un ou l’autre format.
Aperçu PDF : prévisualisez la facture au format PDF.
Imprimer : imprimez la facture.
Voir les détails du client : accédez directement à la fiche du client associé à la facture.
Historique du document : consultez l’historique du document.

Tant que la facture est un brouillon, vous pouvez également la supprimer ; cette option n’est plus disponible une fois la facture finalisée.

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17. Scénarios clients courants

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Scénario : Créer une facture pour un client existant

Situation du client

Vous souhaitez facturer un client déjà enregistré dans VIZUP.

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Que faire

Créez une nouvelle facture depuis l’un des points d’accès disponibles (voir section 2), sélectionnez votre client dans la liste (voir section 3), puis complétez les lignes de facturation et les informations de la facture (voir sections 4 à 6).

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Ce qui se passe ensuite

L’adresse, les contacts, l’identifiant SIREN (lorsqu’il s’applique au client), l’adresse de facturation électronique et les conditions de paiement habituelles du client sont automatiquement repris sur la facture.

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À savoir

La facture reste à l’état de brouillon tant qu’elle n’est pas finalisée.

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Scénario : Ajouter un produit ou un service à votre facture

Situation du client

Vous devez décrire sur votre facture ce qui a été vendu à votre client.

Que faire

Ajoutez une ligne à votre facture, sélectionnez le produit ou le service concerné, puis renseignez la description, la quantité, le prix unitaire et, le cas échéant, une remise (voir section 5).

Ce qui se passe ensuite

Le montant de la ligne, ainsi que le sous-total et le total de la facture, sont recalculés automatiquement.

À savoir

Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire, et en retirer si besoin.

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Scénario : Corriger une facture avant de la finaliser

Situation du client

Vous remarquez une erreur (montant, client, ligne de facturation) avant d’avoir finalisé votre facture.

Que faire

Ouvrez le brouillon et modifiez directement les informations concernées.

Ce qui se passe ensuite

Vos modifications sont conservées sur le brouillon ; le numéro de brouillon ne change pas.

À savoir

Une fois la facture finalisée, elle ne peut plus être modifiée (voir section 13).

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Scénario : Votre facture est techniquement rejetée par la plateforme agréée

Situation du client

La plateforme agréée rejette votre facture pour un motif technique (par exemple un problème de format).

Que faire

Corrigez l’élément à l’origine du rejet en créant une nouvelle facture, puis transmettez-la à nouveau.

Ce qui se passe ensuite

La facture rejetée n’a pas été mise à disposition de votre client ; seule la nouvelle facture transmise lui parviendra.

À savoir

Une facture déjà finalisée ne peut pas être modifiée directement ; son numéro reste définitivement attribué (voir section 9).

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Scénario : Envoyer une facture éligible à la transmission électronique interentreprises

Situation du client

Vous devez envoyer une facture B2B à un client, et la transmission électronique via la plateforme agréée est disponible pour votre entreprise.

Que faire

Sur la facture finalisée, utilisez l’action Transmettre la facture (voir section 10).

Ce qui se passe ensuite

La facture passe à l’état Transmise, et votre client peut ensuite l’accepter, la mettre en litige ou la refuser (voir section 15).

À savoir

Pour les factures qui ne sont pas éligibles à cette transmission (par exemple vos factures à des particuliers), utilisez plutôt le téléchargement et l’envoi manuel décrits ci-dessous.

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Scénario : Envoyer une facture qui n’est pas transmise via la plateforme agréée

Situation du client

Vous devez envoyer une facture à un client particulier, ou à un client pour lequel la transmission électronique n’est pas disponible.

Que faire

Téléchargez le PDF de la facture finalisée (action Télécharger le PDF), puis envoyez-le vous-même à votre client par votre propre messagerie électronique.

Ce qui se passe ensuite

La facture reste dans VIZUP avec son état et ses échéances ; l’envoi effectif du document se fait en dehors de l’outil. Vous pouvez néanmoins mettre à jour le statut de paiement de la facture dans VIZUP, même lorsque le document a été envoyé par email.

À savoir

L’envoi d’une facture par email directement depuis VIZUP n’est pas disponible.

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Scénario : Recevoir un paiement partiel sur une facture à plusieurs échéances

Situation du client

Votre client vous règle une partie du montant dû sur une facture comportant plusieurs échéances.

Que faire

Sur la facture finalisée, utilisez Recevoir un paiement et renseignez le montant, la date, le mode de paiement et le compte bancaire concernés (voir section 12).

Ce qui se passe ensuite

Le paiement est appliqué à la première échéance encore ouverte de la facture. Si le montant réglé correspond au montant de cette échéance, elle est marquée comme soldée, et l’état de paiement de la facture passe à « solde restant à recevoir ».

À savoir

Chaque nouveau paiement reçu est appliqué à la première échéance encore ouverte de la facture, jusqu’à son règlement complet.

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Scénario : Votre client met votre facture en litige

Situation du client

Votre client conteste une facture qui lui a été transmise.

Que faire

Résolvez le désaccord directement avec votre client.

Ce qui se passe ensuite

À savoir

Une facture en litige reste valable tant qu’elle n’a pas été annulée.

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Scénario : Annuler une facture déjà acceptée par votre client

Situation du client

Vous devez annuler une facture que votre client a déjà acceptée.

Que faire

Utilisez l’action Annuler sur la facture (voir section 14).

Ce qui se passe ensuite

La facture passe à l’état Annulée, et un avoir est créé et transmis à votre client pour compenser le montant annulé.

À savoir

L’annulation est possible à tout moment du cycle de vie de la facture, y compris après acceptation par votre client.

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