Sommaire

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1. Recevoir une facture fournisseur électronique via la Plateforme Agréée
2. Consulter une facture fournisseur
3. Accepter ou refuser une facture fournisseur reçue via la PA
4. Mettre en litige une facture et comprendre les autres issues
5. Paiement et statut de paiement
6. Comprendre les statuts
7. Échéances, modalités de paiement et informations bancaires
8. Corriger, télécharger et autres actions
9. Cas pratiques
10. Questions fréquentes et points clés à retenir

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1. Recevoir une facture fournisseur électronique via la Plateforme Agréée

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Lorsqu'un fournisseur vous transmet une facture électronique via la Plateforme Agréée (PA), le déroulement, de votre point de vue, est le suivant :

• la facture vous parvient via la PA et affiche le statut À valider ;
• vous pouvez consulter son contenu (voir section 2) ;
• vous décidez ensuite de l'accepter (Accepter), de la contester (Marquer en litige), ou de la refuser (Refuser).

Vous n'avez pas besoin de ressaisir ou de recréer cette facture : une fois reçue via la PA, elle est directement disponible pour votre revue et votre décision, avec le statut de paiement À payer.

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2. Consulter une facture fournisseur

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Lorsque vous ouvrez une facture fournisseur, vous pouvez consulter :

• les informations du fournisseur (nom, adresse) ;
• les informations de l'acheteur (votre entreprise, avec son adresse, son SIRET et son numéro de TVA intracommunautaire) ;
• la date de facturation ;
• le numéro de référence de la facture ;
• la référence fournisseur ;
• la devise ;
• le détail des lignes de la facture (nom de l'article, description, quantité, prix unitaire, TVA, total) ;
• les montants (sous-total HT, TVA, total TTC) ;
• les modalités de paiement (conditions de paiement, par exemple Comptant) ;
• l'IBAN du fournisseur ;
• les informations d'échéancier (versements), lorsque la facture en comporte ;
• les informations de statut : le statut du document (par exemple À valider) et le statut de paiement (par exemple À payer). (Voir section 6)
  
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3. Accepter ou refuser une facture fournisseur reçue via la PA

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Accepter

Vous pouvez accepter une facture fournisseur reçue via la PA en cliquant sur Accepter. Une fois acceptée, elle porte le statut Acceptée, et son paiement est à effectuer à l'échéance indiquée.

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Refuser

Vous pouvez refuser une facture fournisseur reçue via la PA en utilisant l'action Refuser. Cette action vous demande de sélectionner un motif parmi la liste suivante :

• Adresse de facturation électronique erronée
• Contrat terminé
• Double Facture
• Émetteur inconnu
• Erreur de destinataire
• Mention légale manquante
• N° de commande incorrect ou manquant
• Référence contractuelle nécessaire manquante
• Taux de TVA erroné
• Transaction inconnue

Après votre refus, un enchaînement précis se met en place, qui ne se produit pas de façon instantanée :

1. la facture apparaît d'abord comme Refusée de votre côté ;
2. votre refus est transmis au fournisseur ;
3. la facture est ensuite annulée automatiquement du côté du fournisseur / de la PA ;
4. un avoir est créé automatiquement ;
5. cet avoir vous est transmis via la PA ;
6. la facture apparaît finalement comme Annulée de votre côté.

L'annulation et la création de l'avoir ne sont pas des actions que vous réalisez vous-même : ce sont des étapes automatiques qui font suite à votre refus.

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4. Mettre en litige une facture et comprendre les autres issues

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Mise en litige

Vous pouvez mettre en litige une facture fournisseur reçue via la PA en utilisant l'action Marquer en litige. Cette action vous demande de sélectionner un motif parmi la liste suivante :

• Adresse de facturation électronique erronée
• Article facturé incorrect
• Autre
• Code Routage absent ou erroné
• Contrat terminé
• Double Facture
• Émetteur inconnu
• Erreur de coordonnées bancaires
• Erreur de destinataire
• Mention légale manquante
• Modalités de paiement incorrectes
• N° de commande incorrect ou manquant
• Prix unitaires incorrects
• Problème de livraison
• Qualité d'article livré incorrecte
• Quantité facturée incorrecte
• Référence contractuelle nécessaire manquante
• Référence incorrecte
• Remise erronée
• SIRET erroné ou absent
• Taux de TVA erroné
• Transaction inconnue

Une facture en litige reste valide tant que le fournisseur ne l'a pas annulée : vous pouvez donc, par la suite, décider de l'accepter, auquel cas elle passe au statut Acceptée.

Si le litige n'est pas résolu de cette façon, le fournisseur peut annuler la facture. Dans ce cas, un avoir est créé et vous est transmis, et la facture apparaît comme Annulée.

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Rejet côté plateforme

Une facture peut être rejetée par la Plateforme Agréée avant de vous être présentée, par exemple en cas de non-conformité technique du document transmis par le fournisseur. Dans ce cas, la facture ne vous est pas mise à disposition : le fournisseur doit la corriger et la retransmettre. Vous ne recevez la facture qu'une fois cette correction effectuée.

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Annulation

Une facture fournisseur peut également être annulée à l'initiative du fournisseur, y compris après avoir été acceptée. Dans ce cas aussi, un avoir est créé et vous est transmis.

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5. Paiement et statut de paiement

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Pour une facture fournisseur reçue via la Plateforme Agréée, le statut de paiement est mis à jour automatiquement à partir de l’information transmise par la Plateforme Agréée du fournisseur, une fois que celui-ci a reçu le paiement.

Vous n’avez donc pas besoin de marquer manuellement la facture comme payée, ni de réaliser un rapprochement entre le relevé bancaire et la facture fournisseur pour mettre à jour son statut de paiement.

Le statut de paiement reflète ainsi la réception de l’information de paiement transmise par la Plateforme Agréée du fournisseur.

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6. Comprendre les statuts

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Une facture fournisseur porte deux informations de statut distinctes et indépendantes l'une de l'autre : un statut de document (son avancement dans le cycle de traitement) et un statut de paiement (ce qui reste dû).

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Statut du document (facture fournisseur)

Pour une facture reçue via la PA, les statuts sont :

• À valider : la facture vous a été transmise et attend votre décision ;
• Acceptée : vous avez accepté la facture ;
• En litige : vous avez utilisé l'action Marquer en litige pour contester la facture ; elle reste valide et peut encore être acceptée ;
• Refusée : vous avez refusé la facture ; ce statut est suivi automatiquement du statut Annulée ;
• Annulée : la facture a été annulée, à la suite d'un refus, d'un litige non résolu, ou d'une annulation à l'initiative du fournisseur.

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Statut de paiement (facture fournisseur)

Une facture fournisseur affiche également une information de paiement, "À payer", tant qu'elle n'a pas été intégralement réglée et enfin le statut "Payée" lorsque la Plateforme du fournisseur envoie l'information à votre Plateforme. (voir section 5)

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7. Échéances, modalités de paiement et informations bancaires

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Une facture fournisseur peut afficher les informations de paiement suivantes, à titre de consultation :

• l'IBAN du fournisseur ;
• les conditions de paiement associées à la facture (par exemple Comptant) ;
• le nombre de versements (échéances) prévus ;
• pour chaque versement : le montant, la date d'échéance, et le moyen de paiement.

La présence d'un versement affiché ne signifie pas que le paiement correspondant a déjà été effectué : le statut de paiement de la facture reflète l'état réel du règlement.

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8. Corriger, télécharger et autres actions

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L'action Supprimer n'est pas disponible pour une facture fournisseur reçue électroniquement via la Plateforme Agréée : elle ne figure pas dans le menu d'actions de ce type de facture.

Si une facture reçue via la PA est incorrecte ou a été rejetée en raison d'une non-conformité, sa correction est effectuée par le fournisseur, qui la retransmet ensuite.

Pour une facture fournisseur reçue via la PA, les actions suivantes sont disponibles, en plus d'Accepter, Marquer en litige et Refuser :

• Aperçu PDF ;
• Télécharger le PDF ;
• Télécharger XML ;
• Voir les détails du fournisseur ;
• Historique du document.

L'action Importer une facture fournisseur (XML) ne figure pas dans ce menu.

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9. Cas pratiques

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Réception d'une facture fournisseur via la PA

Situation du client : Un fournisseur vous a transmis une facture électronique.

Ce qu'il faut faire : Consultez vos factures fournisseurs : la facture reçue via la PA y apparaît avec le statut À valider.

Ce qui se passe ensuite : Vous pouvez l'accepter, la mettre en litige, ou la refuser.

À savoir : Vous n'avez pas besoin de recréer cette facture manuellement.

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Consultation d'une facture fournisseur

Situation du client : Vous souhaitez vérifier le contenu d'une facture fournisseur avant de la traiter.

Ce qu'il faut faire : Ouvrez la facture fournisseur concernée.

Ce qui se passe ensuite : Vous consultez les informations du fournisseur, de l'acheteur, la référence, la date, les lignes, les montants, les modalités de paiement et le statut.

À savoir : Un versement affiché n'indique pas qu'il a déjà été payé.

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Acceptation d'une facture fournisseur reçue via la PA

Situation du client : Vous avez vérifié la facture et elle est correcte.

Ce qu'il faut faire : Cliquez sur Accepter.

Ce qui se passe ensuite : Elle passe au statut Acceptée ; le paiement est à effectuer à l'échéance indiquée.

À savoir : L'acceptation ne déclenche pas elle-même le paiement.

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Refus d'une facture fournisseur reçue via la PA

Situation du client : La facture reçue est incorrecte et vous souhaitez la refuser.

Ce qu'il faut faire : Utilisez l'action Refuser et sélectionnez un motif dans la liste proposée.

Ce qui se passe ensuite : Elle apparaît d'abord comme Refusée, puis, après transmission au fournisseur et traitement automatique, un avoir est créé et transmis, et la facture apparaît finalement comme Annulée.

À savoir : Ces étapes se déroulent automatiquement après votre refus ; elles ne sont pas instantanées.

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Mise en litige d'une facture fournisseur

Situation du client : Vous avez un doute ou un désaccord sur le contenu d'une facture reçue via la PA.

Ce qu'il faut faire : Utilisez l'action Marquer en litige et sélectionnez un motif dans la liste proposée.

Ce qui se passe ensuite : La facture reste valide. Vous pouvez ensuite l'accepter si le désaccord est levé, ou le fournisseur peut l'annuler et transmettre un avoir.

À savoir : Une facture en litige n'est pas automatiquement annulée.

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Rapprochement complet d'une facture fournisseur

Situation du client : Vous avez réglé une facture fournisseur par virement bancaire.

Ce qu'il faut faire : Aucune action manuelle n'est requise sur la facture elle-même. Vous n'avez pas besoin de la marquer comme payée.

Ce qui se passe ensuite : Une fois le paiement reçu par le fournisseur, la Plateforme Agréée du fournisseur transmet l'information de paiement. À réception de cette information, le statut de paiement de la facture est mis à jour automatiquement.

À savoir : Le statut de paiement ne se met pas à jour par rapprochement entre le relevé bancaire et la facture fournisseur. Il est mis à jour à partir de l'information de paiement transmise par la Plateforme Agréée du fournisseur après réception du paiement par le fournisseur.

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Rapprochement partiel d'une facture fournisseur

Situation du client : Vous avez réglé une partie seulement du montant dû.

Ce qu'il faut faire : Aucune action manuelle spécifique n'est requise sur la facture ; le rapprochement peut

être partiel.

Ce qui se passe ensuite : Le statut de paiement reflète le montant réglé et le solde restant.

À savoir : Un rapprochement peut porter sur un seul document ou sur plusieurs documents à la fois.

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