Comment bien paramétrer VIZUP en micro-entreprise ?

Le paramétrage de VIZUP

L’objectif est simple : renseigner correctement les informations de votre activité, adapter les réglages à votre situation de micro-entrepreneur en franchise en base de TVA, et vérifier que vos documents seront conformes avant tout envoi.

Le bon réflexe est de commencer par les « Paramètres Entreprise », car cette rubrique regroupe les informations qui seront reprises sur vos devis, vos factures et vos autres documents. C’est également à cette étape que vous pourrez vérifier certains champs importants comme votre identification, votre forme juridique, votre code APE ou encore votre situation au regard de la TVA.

Dans les sections suivantes, nous allons reprendre écran par écran les principaux réglages à effectuer dans VIZUP, en attirant votre attention sur les points les plus importants pour un micro-entrepreneur : la TVA, les informations d’immatriculation, les conditions de règlement et la numérotation des factures.

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Paramètres Entreprise : renseigner les informations sur votre société

Depuis la roue crantée à côté du titre VIZUP, ouvrez « Paramètres Entreprise ». C’est depuis cet écran que vous complétez les informations générales de votre activité.

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1. Informations sur la Société

Renseignez les champs affichés à l’écran :

• Nom,
• Adresse, Ville, Code postal, Pays,
• Téléphone, Fax, E-mail, Site Internet, si vous souhaitez les faire apparaître sur vos documents,
• Code Siret et Code Siren,
• Capital social,
• N° d’identification à la TVA,
• Forme juridique,
• Code APE ou NAF,
• Immatriculation (RCS ou RM).

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• ‍Le logo

Vous pouvez ajouter votre logo dès cette étape. Il sera repris sur vos devis, factures et autres documents imprimables. Si vous ne l’avez pas encore, vous pourrez le faire plus tard.

• Le champ « Nom »

Renseignez le nom utilisé pour votre activité. Pour un micro-entrepreneur, il peut s’agir de votre nom, de votre nom commercial, ou du nom sous lequel vous communiquez avec vos clients.

• L’adresse et les coordonnées

Renseignez votre adresse et vos coordonnées. Ces informations doivent être cohérentes avec celles qui figureront sur vos documents commerciaux.

• Le champ « Capital social »

Si vous exercez en micro-entreprise, ce champ n’a pas d’utilité juridique pour votre activité. Le micro-entrepreneur exerce sous la forme d’une entreprise individuelle, donc sans capital social. Vous pouvez laisser ce champ vide ou à 0 € uniquement si l’outil exige une valeur pour enregistrer vos paramètres.

• Le champ « N° d’identification à la TVA »

Si vous êtes en franchise en base de TVA, vous ne facturez pas la TVA à vos clients. Vous n’avez donc, en principe, pas de numéro de TVA à renseigner pour vos opérations nationales. En revanche, vos factures doivent obligatoirement comporter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Dans la version actuelle de VIZUP, vous pouvez saisir cette mention directement dans le champ « N° d’identification à la TVA » afin qu’elle apparaisse sur vos documents de vente.

Avant d’envoyer votre première facture, nous vous recommandons de vérifier sur un document test ou un aperçu que la mention s’affiche correctement.

Exemple :

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⚠️ Certains cas intracommunautaires peuvent toutefois nécessiter l’attribution d’un numéro de TVA, même pour un micro-entrepreneur.

• Le champ « Forme juridique »

Si vous êtes micro-entrepreneur, sélectionnez « Entreprise » dans VIZUP. Le micro-entrepreneur exerce en effet sous la forme d’une entreprise individuelle.

• Le champ « Code APE ou NAF »

Renseignez votre code APE. Le code APE correspond à l’activité principale exercée ; il est attribué par l’Insee sur la base de la nomenclature NAF.

• Le bloc « Immatriculation : RCS / RM »

Sélectionnez dans VIZUP l’option correspondant à votre situation : RCS ou RM, selon ce qui est affiché à l’écran. Si vous exercez une activité artisanale et que le champ apparaît, renseignez également le « N° au registre des métiers (RM) ».

À noter : certains écrans VIZUP peuvent encore afficher les anciens libellés RCS / RM. Depuis le 1er janvier 2023, le Registre national des entreprises (RNE) est toutefois devenu le registre de référence des entreprises, et les activités artisanales y sont immatriculées en tant qu’entreprises du secteur des métiers et de l’artisanat.

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2. Paramétrage des Documents

Dans la section Paramétrage des documents, vous pouvez personnaliser vos documents de vente : langue, présentation, couleurs, taille de police et autres éléments visuels. Néanmoins la devise utilisée restera l’euro. Vous pouvez vous en occuper dans un second temps, une fois les paramètres principaux enregistrés.

Si vous travaillez principalement en France, il est recommandé de conserver des documents en français, sauf besoin particulier. Le contenu d’une facture doit rester conforme aux mentions obligatoires, quelle que soit sa présentation.

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3. Paramétrage des Ventes

Dans la section Paramétrage des ventes, vous pouvez renseigner la durée de validité de vos devis ainsi que vos conditions de règlement.

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4. Paramétrages financiers

‍Dans la section Paramétrages financiers, VIZUP propose plusieurs réglages liés au régime comptable, à la gestion des taxes, ainsi qu’au suivi des encaissements et des dépenses.

• Le régime comptable (Sur encaissement ou Débit/crédit)

Si vous avez un doute sur le choix proposé dans l’outil, rapprochez-vous de votre comptable. Un micro-entrepreneur relève d’un régime simplifié, mais certains réglages applicatifs peuvent dépendre de l’usage souhaité dans l’outil.

• « Gérez-vous les taxes ? »

Si vous êtes en franchise en base de TVA, répondez NON à la question « Gérez-vous les taxes ? ». Ainsi, les taux de TVA n’apparaîtront plus sur vos documents. Ce réglage est correct uniquement si vous ne facturez effectivement pas la TVA.

Point de vigilance : le fait de ne pas gérer la TVA dans l’outil ne suffit pas à lui seul. Vérifiez toujours que la mention obligatoire « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » apparaît bien sur la facture finale générée par VIZUP.

• « Gérez-vous les clients/fournisseurs pour les encaissements de vente et les dépenses ? »

Ce réglage permet d’afficher ou non les champs « Payé par » ou « à payer à » lors de la saisie des encaissements et des dépenses.

Si vous choisissez OUI, vous pourrez rattacher plus facilement l’opération à un client ou à un fournisseur. Si vous choisissez NON, ces champs n’apparaîtront pas.

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• « Gérer les taux de TVA »

Le bouton « Gérer les taux de TVA » permet d’accéder à la page dédiée aux taux de TVA utilisables dans VIZUP. Si vous êtes en franchise en base de TVA et que vous ne gérez pas les taxes, cette rubrique n’a en principe pas à être utilisée dans votre paramétrage courant.

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5. Numérotage automatique

La numérotation de vos factures est un point essentiel. Chaque facture doit comporter un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue

Cette rubrique permet de personnaliser les préfixes des documents que vous utilisez au sein de votre entreprise.

Tous les documents ont un préfixe par défaut (par exemple « FAC- » pour Facture), que vous pouvez personnaliser librement. Nous vous conseillons de vous limiter à des lettres pour le préfixe.

L'utilisation d'un horodatage (de type AAAA-MM-JJ-XXX) est à proscrire, car seuls les numéros incrémentiels (XXX) sont automatisés dans VIZUP, ils correspondent au dernier code utilisé.

À noter : la réglementation exige une numérotation chronologique, continue et sans interruption. Il est donc impossible de modifier le dernier code utilisé après validation d'une première facture.

6. Conservation des factures

Les factures établies ou reçues doivent être conservées pendant dix ans en tant que pièces comptables. Pensez à conserver également vos devis acceptés, justificatifs et documents associés.

7. Dans quels cas demander conseil ?

Ce guide doit être complété par un avis professionnel si vous êtes dans l’un des cas suivants :

• Vous avez dépassé les seuils de franchise en base de TVA,
• Vous avez opté pour la TVA,
• Vous réalisez des opérations intracommunautaires,
• ou vous avez une activité mixte ou un cas particulier de facturation.

Dans ces situations, rapprochez-vous de votre comptable ou de votre conseil habituel avant de finaliser vos réglages.

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En résumé

Si vous êtes micro-entrepreneur en franchise en base de TVA, le bon réflexe dans VIZUP est de :

• Renseigner correctement vos informations d’activité ;
• Utiliser le champ « N° d’identification à la TVA » pour faire apparaître la mention obligatoire sur vos documents, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
• Désactiver la gestion de la TVA uniquement si vous ne la facturez pas ;
• Vérifier que la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » apparaît bien sur vos factures ;
• Vous assurer que vous êtes en capacité de recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026 ;
• et choisir une numérotation simple, chronologique et continue

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