1. Comprendre la facturation électronique
2. Comprendre le cycle de vie d’une facture électronique
3. Envoyer une facture client
4. Comprendre les réponses du client
5. Comprendre les factures rejetées
6. Annuler une facture électronique
7. Comprendre et gérer les avoirs
8. Recevoir et traiter une facture fournisseur
9. Comprendre le statut de la facture et le statut de paiement
10. Consulter la référence des statuts de facturation électronique
11. Exemples de cycles courants

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1. Comprendre la facturation électronique

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La facturation électronique via une Plateforme Agréée (PA) permet d'envoyer et de recevoir des factures professionnelles par l'intermédiaire d'une plateforme agréée, plutôt que directement par e-mail ou courrier entre deux entreprises. Le document lui-même, ainsi que les changements de statut qui lui sont appliqués, transitent par cette plateforme.

Trois parties interviennent dans chaque facture électronique :

Le Fournisseur est l'entreprise qui fournit un service ou des biens et émet la facture. Le Fournisseur crée, finalise et transmet une facture client. Il peut également l'annuler ultérieurement si nécessaire.

Le Client est l'entreprise qui reçoit la facture et doit la régler. Le Client examine la facture et peut l'accepter, la mettre en litige ou la refuser.

La Plateforme Agréée (PA) est la plateforme agréée qui transmet la facture ainsi que les mises à jour de statut entre le Fournisseur et le Client. Elle effectue également un contrôle technique de chaque facture avant sa mise à disposition au Client et peut rejeter une facture qui ne satisfait pas à ce contrôle.

Dans VIZUP, le même document électronique est présenté différemment selon que vous êtes l'émetteur ou le destinataire :

• Si vous émettez le document, il apparaît comme une facture client. Vous gérez ses premières étapes, notamment Brouillon et Finalisée, puis vous la transmettez avant d'attendre la réponse de votre Client.
• Si vous recevez le document, il apparaît comme une facture fournisseur. Elle vous parvient déjà transmise et en attente de validation. Les actions disponibles consistent alors à l'accepter, la mettre en litige ou la refuser.

La suite de ce guide présente ces deux parcours en détail.

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2. Cycle de vie d'une facture électronique

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Une facture électronique suit le cycle général suivant, avec plusieurs possibilités selon ce qui se passe après sa transmission :

Brouillon → Finalisée (à transmettre) → Transmise → Contrôle technique de la PA

Si le contrôle échoue :
 Rejetée (visible uniquement côté Fournisseur) → cette facture ne peut pas être
 corrigée → le Fournisseur crée une nouvelle facture → Brouillon → Finalisée → Transmise

Si le contrôle réussit, la facture est mise à disposition du Client, qui peut alors :

 Accepter ────-─────────────────────> Paiement

 Mettre en litige (facture toujours valide) ──> Accepter ────> Paiement
    │
    └─> (le Fournisseur annule plutôt que de résoudre)─> Annulée → Avoir créé
                                                         → à finaliser puis à transmettre
                                                           par le Fournisseur

 Refuser (statut visible côté Client uniquement)
    └─> côté Fournisseur : Annulée automatiquement → Avoir créé automatiquement
                           → à finaliser puis à transmettre par le Fournisseur

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À tout moment après la transmission, y compris après que le Client a accepté la facture, le Fournisseur peut également décider de l'annuler.

Toute annulation entraîne la création d'un avoir destiné au Client. Que la création de cet avoir ait été automatique ou déclenchée par vous, sa finalisation et sa transmission restent toujours des actions manuelles que vous devez effectuer vous-même.

Les sections suivantes présentent chaque étape et chaque scénario, d'abord du point de vue du Fournisseur, puis du point de vue du Client.

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3. Si vous envoyez une facture client

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Voici le parcours du Fournisseur qui émet une facture client.

Brouillon. Vous créez la facture. À ce stade, elle reste entièrement modifiable. Vous pouvez modifier ses informations, la supprimer ou la dupliquer. Rien n'a encore été envoyé à votre Client ni à la PA.

Finalisée / À transmettre. Une fois la facture finalisée, elle n'est plus modifiable et est prête à être envoyée. À ce stade, vous pouvez encore l'annuler, l'imprimer, la télécharger ou consulter les informations de votre Client. Votre Client ne voit pas encore la facture.

Transmise. Lorsque vous envoyez la facture, elle est transmise à la PA et votre exemplaire apparaît immédiatement comme Transmise.

La PA effectue alors un contrôle technique :

• si le contrôle échoue, la facture est Rejetée et n'est jamais mise à disposition de votre Client (voir section 5) ;
• si le contrôle réussit, la PA met la facture à disposition de votre Client, qui la voit comme étant en attente de validation.

Pendant que la facture est Transmise et que vous attendez la réponse du Client, vous pouvez encore l'annuler, envoyer un e-mail de relance, l'imprimer ou la télécharger.

Lorsque votre Client répond, la PA vous transmet sa décision et la facture passe au statut Acceptée ou En litige. Si votre Client refuse la facture, vous ne verrez pas de statut « Refusée » de votre côté : votre facture passera directement au statut Annulée (voir section 4).

À tout moment après la transmission, vous pouvez également annuler la facture, que votre Client ait déjà répondu ou non.

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4. Comment votre Client peut répondre

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Une fois la facture reçue, votre Client peut répondre de trois façons.

Acceptée

Le statut Acceptée signifie que votre Client a vérifié et approuvé la facture.

La facture reste valide et devient payable à sa date d'échéance.

Le paiement est suivi séparément du statut de cycle de vie de la facture. Une facture Acceptée n'est donc pas nécessairement déjà payée.

Même après son acceptation, vous pouvez toujours, en tant que Fournisseur, décider d'annuler la facture. Cette annulation entraîne la création d'un avoir pour votre Client, que vous devrez ensuite finaliser et transmettre.

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En litige

Le statut En litige signifie que votre Client conteste la facture au lieu de l'accepter ou de la refuser.

Une facture En litige reste valide. Elle n'est pas automatiquement annulée et aucun avoir n'est généré simplement parce qu'elle a été mise en litige.

Le litige peut être résolu de deux façons :

• Litige → Acceptation. Vous et votre Client résolvez le désaccord, par exemple en échangeant directement sur le point contesté, et aucune modification de la facture n'est nécessaire. Votre Client passe alors la facture au statut Acceptée et elle devient payable normalement.
• Litige → Annulation et avoir. Au lieu de résoudre le litige, vous décidez d'annuler la facture. Elle passe au statut Annulée. Vous devez alors créer un avoir, le finaliser, puis le transmettre à votre Client afin de compenser le montant concerné.

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Refusée

Le statut Refusée n'apparaît que du côté de votre Client : c'est ce qu'il voit lorsqu'il refuse la facture fournisseur qu'il a reçue. Vous ne verrez jamais ce statut sur votre propre facture.

Contrairement à une mise en litige, un refus ne constitue pas une étape permettant ensuite de revenir à une acceptation.

Dès que votre Client refuse la facture, votre facture passe automatiquement et directement au statut Annulée de votre côté, sans que vous ne voyiez de statut « Refusée » intermédiaire, et un avoir est automatiquement créé.

Cet avoir n'est toutefois ni finalisé ni transmis automatiquement : vous devez le finaliser puis le transmettre vous-même à votre Client avant qu'il ne le reçoive.

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Différence entre Acceptée, En litige et Refusée :

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5. Factures rejetées

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Le statut Rejetée est différent de tous les autres statuts décrits dans ce guide : il ne résulte pas d'une action de votre Client, et votre Client ne voit jamais une facture rejetée.

Ce que signifie Rejetée. La PA effectue un contrôle technique de conformité sur chaque facture que vous transmettez. Si la facture échoue à ce contrôle, la PA la rejette avant qu'elle ne soit mise à disposition de votre Client.

Qui rejette la facture ? La PA elle-même, et non votre Client.

Pourquoi une facture peut-elle être rejetée ? La documentation source fournit un exemple : un format XML incorrect. D'autres problèmes techniques ou de conformité peuvent également entraîner un rejet, mais aucun autre exemple n'est documenté dans les sources utilisées pour ce guide.

Différence entre Refusée et Rejetée :

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Ce que doit faire le Fournisseur. La facture rejetée elle-même ne peut pas être corrigée ni retransmise. Vous devez créer une nouvelle facture, la finaliser, puis la transmettre.

Nouvelle transmission. Cette nouvelle facture passe à son tour par le contrôle technique de la PA. Si elle réussit ce contrôle, elle est transmise à votre Client, qui la voit comme une facture fournisseur en attente de validation, comme pour toute première transmission.

Cycle correspondant :

Facture d'origine : Finalisée → Transmise → Rejetée
 (statut définitif ; cette facture n'est ni modifiée ni renvoyée)

Nouvelle facture : Brouillon → Finalisée → Transmise → Mise à disposition du Client

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6. Annuler une facture électronique

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En tant que Fournisseur, vous pouvez annuler une facture client après sa transmission.

Les scénarios documentés sont les suivants.

Annulation avant la validation du Client. Vous transmettez la facture, mais votre Client n'a pas encore répondu. Vous l'annulez avant qu'il intervienne. La facture passe au statut Annulée ; vous devez alors créer un avoir, le finaliser, puis le transmettre à votre Client.

Annulation après une mise en litige. Votre Client a mis la facture en litige. Au lieu de résoudre le litige, vous annulez la facture. Elle passe au statut Annulée ; vous devez alors créer un avoir, le finaliser, puis le transmettre au Client afin de compenser le montant concerné.

Annulation après l'acceptation du Client. Votre Client a déjà accepté la facture, mais vous décidez ensuite de l'annuler. La facture passe au statut Annulée ; vous devez créer un avoir, le finaliser, puis le transmettre à votre Client. L'exemplaire de la facture côté Client passe également d'Acceptée à Annulée lorsqu'il reçoit l'avoir.

Annulation automatique après un refus. Si votre Client refuse la facture, l'annulation de votre facture est automatique et un avoir est automatiquement créé. Vous devez toutefois finaliser puis transmettre cet avoir vous-même : ces deux étapes ne sont jamais automatiques, quel que soit le motif de l'annulation.

Dans chacun de ces scénarios, l'annulation entraîne la création d'un avoir destiné au Client. Aucun cas documenté ne prévoit l'annulation d'une facture client sans création d'un avoir.

Dans tous les cas, cet avoir doit être finalisé puis transmis par vos soins avant que votre Client ne le reçoive — y compris lorsque sa création a été automatique.

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7. Avoirs

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Un avoir permet de compenser une facture client qui a été annulée, que cette facture :

• ait encore été en attente de validation ;
• ait été En litige ;
• ait déjà été Acceptée ;
• ou ait été automatiquement annulée après un Refus.

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Quand un avoir est-il créé ?

Sa création peut être automatique ou manuelle, selon le scénario :

• Automatiquement, lorsque votre Client refuse la facture : l'avoir est créé sans action de votre part.
• Manuellement, à la suite d'une action du Fournisseur, dans les autres scénarios d'annulation (avant validation, après une mise en litige, ou après l'acceptation de la facture) : vous créez alors vous-même l'avoir dans le cadre de l'annulation de la facture.

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Finalisation et transmission : toujours des actions manuelles. Que la création de l'avoir ait été automatique ou non, vous devez toujours :

1. finaliser l'avoir ;
2. puis le transmettre à votre Client via la PA.

Votre Client ne reçoit l'avoir qu'une fois ces deux étapes effectuées.

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Relation avec la facture d'origine. L'avoir est lié à la facture spécifique qu'il vient compenser. Lorsque la facture a été refusée, l'avoir est associé à la facture refusée côté Client, avec le motif du refus.

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Ce que voit le Client. Votre Client reçoit l'avoir via la PA une fois que vous l'avez finalisé et transmis, quel que soit le scénario ayant conduit à sa création. Il peut consulter l'avoir et, lorsque cela s'applique, le motif associé à son émission.

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8. Si vous recevez une facture fournisseur

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Cette section présente le même cycle de facturation électronique du point de vue de l'entreprise qui reçoit le document. Celui-ci apparaît alors comme une facture fournisseur.

Réception de la facture fournisseur électronique. Avant que votre Fournisseur ne transmette la facture, aucune facture correspondante n'apparaît de votre côté. Une fois transmise par le Fournisseur et après validation du contrôle technique de la PA, elle est mise à votre disposition et apparaît en attente de votre décision, sous le statut À valider.

Examiner la facture. Vous pouvez consulter les informations de la facture avant de décider comment y répondre.

Accepter la facture. L'acceptation confirme que vous approuvez la facture. Elle reste valide et devient payable à sa date d'échéance, indépendamment du fait qu'elle ait déjà été réglée ou non.

Mettre la facture en litige. Si vous contestez la facture, elle passe au statut En litige. Elle reste valide pendant le litige et aucune annulation n'intervient automatiquement. Deux situations sont ensuite possibles : vous et votre Fournisseur résolvez le problème et vous acceptez la facture ; ou votre Fournisseur décide d'annuler la facture — votre exemplaire est alors également annulé et vous recevez un avoir une fois que votre Fournisseur l'a finalisé et transmis.

Refuser la facture. Le refus indique à votre Fournisseur que vous n'acceptez pas la facture. Il entraîne automatiquement l'annulation de la facture d'origine chez votre Fournisseur, ainsi que la création automatique d'un avoir. Votre Fournisseur doit ensuite finaliser cet avoir et vous le transmettre ; vous ne le recevez qu'une fois ces deux étapes effectuées.

Statuts Rejetée et Annulée.

• Rejetée ne correspond pas à une action effectuée de votre côté et n'apparaît jamais sur votre facture fournisseur. Le rejet intervient lors du contrôle technique réalisé par la PA sur la facture sortante de votre Fournisseur, avant sa mise à disposition. Si une facture est rejetée à ce stade, vous ne la recevez jamais : la facture rejetée elle-même ne peut pas être corrigée. Votre Fournisseur doit créer une nouvelle facture, la finaliser et la transmettre. Vous ne voyez que cette nouvelle facture, une fois qu'elle a été transmise avec succès.
• Annulée peut concerner une facture que vous aviez déjà acceptée, mise en litige ou refusée. Dans tous les cas, l'annulation de la facture d'origine est effectuée côté Fournisseur, manuellement ou automatiquement après un refus, et vous recevez un avoir une fois que votre Fournisseur l'a finalisé et transmis.

Que se passe-t-il après chaque action ?

• Accepter confirme que la facture est valide et payable selon son échéance.
• Mettre en litige maintient la facture valide dans l'attente d'une résolution ou d'une annulation.
• Refuser déclenche automatiquement l'annulation côté Fournisseur et la création d'un avoir ; ce dernier doit ensuite être finalisé et transmis par votre Fournisseur avant que vous ne le receviez.
• Une annulation effectuée côté Fournisseur entraîne la réception d'un avoir faisant référence à la facture d'origine, une fois qu'il a été finalisé et transmis.

Différence avec le parcours d'une facture client. En tant que destinataire, vous n'avez pas vos propres étapes Brouillon, Finalisée ou Transmise : ces étapes appartiennent au parcours du Fournisseur. Vous ne pouvez pas non plus annuler vous-même une facture fournisseur ; seul votre Fournisseur peut annuler la facture d'origine. Vos actions sont limitées à l'accepter, la mettre en litige ou la refuser.

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9. Statut de la facture et statut de paiement

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Une facture électronique ou une facture fournisseur comporte deux types d'informations distinctes qu'il est important de ne pas confondre :

• Le statut de cycle de vie indique où se trouve le document dans son parcours de facturation électronique : Brouillon, Transmise, Acceptée, En litige, Refusée, Rejetée, Annulée, etc.
• Le statut de paiement indique dans quelle mesure le montant de la facture a effectivement été réglé.

Les statuts de paiement documentés sont :

• Non payée : aucun paiement n'a encore été effectué.
• Partiellement payée : une partie du montant a été réglée.
• Payée intégralement : la totalité du montant a été réglée.
• À payer : la facture n'a pas encore été payée et sa date d'échéance n'est pas dépassée.
• En retard : la facture n'a pas été payée et sa date d'échéance est dépassée.

Pourquoi Acceptée ne signifie pas nécessairement Payée. L'acceptation d'une facture confirme que le document est reconnu comme correct et dû. Elle ne signifie pas que le paiement a déjà été effectué. Une facture peut donc être, à différents moments : Acceptée et Non payée ; Acceptée et Partiellement payée ; ou Acceptée et Payée intégralement.

VIZUP peut afficher un statut de paiement plutôt qu'un statut de cycle de vie. Après l'envoi d'une facture, VIZUP privilégie généralement l'affichage de l'information considérée comme la plus utile à ce moment-là. Il peut donc afficher un statut lié au paiement, par exemple À payer, En retard, Partiellement payée ou Payée intégralement, plutôt que le statut de cycle de vie sous-jacent tel que Transmise ou Acceptée. Pour une facture fournisseur, les informations de paiement ne sont affichées qu'une fois la facture Acceptée. Lorsqu'une facture est En litige, Refusée ou Rejetée, aucun statut de paiement n'est affiché, puisque le paiement n'est pas pertinent tant que le document n'est pas confirmé comme valide.

Un avoir reçu peut également avoir son propre statut de règlement, par exemple pour indiquer si le montant correspondant a été totalement ou partiellement imputé, indépendamment de la facture à laquelle il est lié.

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10. Référence des statuts de facturation électronique

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Remarque : le statut Ouverte que vous pouvez rencontrer ailleurs dans VIZUP s'applique aux dépenses créées manuellement. Il ne s'applique pas aux factures fournisseurs reçues via la PA.

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11. Exemples de cycles courants

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Le Client accepte la facture

Brouillon → Finalisée → Transmise → Client : À valider → Acceptée → Paiement

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Le Client met la facture en litige puis l'accepte

Transmise → Client : À valider → En litige → Résolution sans modification → Acceptée → Paiement

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Le Client met la facture en litige et le Fournisseur l'annule

Transmise → Client : À valider → En litige → Annulée → Avoir créé → Avoir finalisé → Avoir transmis

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Le Client refuse la facture

Côté Client : Transmise / Reçue → Refusée
Côté Fournisseur : Transmise → Annulée (automatique) → Avoir créé (automatique)
                  → Avoir finalisé (par le Fournisseur) → Avoir transmis (par le Fournisseur)

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La PA rejette la facture

Facture d'origine : Finalisée → Transmise → Rejetée (le Client ne la reçoit jamais ;
                    cette facture ne peut pas être corrigée)
Nouvelle facture : Brouillon → Finalisée → Transmise → Mise à disposition du Client

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Le Fournisseur annule une facture déjà acceptée

Transmise → Client : À valider → Acceptée → Annulée par le Fournisseur → Avoir créé → Avoir finalisé → Avoir transmis